PROCES SPEDYCYJNY

W imporcie oraz w eksporcie proces spedycyjny charakteryzuje się kilkoma stałymi elementami, których występowanie niezbędne jest w celu jego prawidłowego przeprowadzenia, a sam proces spedycyjny to ciąg czynności prowadzących do zapewnienia dostawy ładunku od miejsca nadania do miejsca przeznaczenia.

Dzięki posiadaniu gestii transportowej można osiągnąć różnego rodzaju korzyści, jednakże należy także pamiętać, że istnieje także związane z tym ryzyko. Jeżeli sprzedający bądź kupujący nie posiada wiedzy i doświadczenia w tym zakresie, powinien skonsultować się ze spedytorem lub innym specjalistą, który może udzielić niezbędnych, potrzebnych informacji.

Pierwszym elementem procesu spedycyjnego  jest odpowiednio sformulowane zapytanie ofertowe przeslane do spedytora.

Każde zapytanie ofertowe dotyczące jakiegokolwiek rodzaju transportu (w tym morskiego, przesyłek drobnicowych, przesyłek kontenerowych) powinno zawierać następujące informacje:

  • Trase przewozu (miejsce odbioru / zaladunku oraz miejsce dostawy / wyladunku) – brak jednoznacznej informacji na temat miejsca początkowego i końcowego procesu transportu może spowodowac ze oferowana przez spedytora cena usługi bedzie niedoszacowana.
  • Klauzula Incoterms / warunki dostawy / – w zależności od zawartych w umowie kupna-sprzedaży warunków przekazania towaru, różne mogą być koszty mające wpływ na ostateczną cenę oferowaną przez spedytora. Dzieje się tak ze względu na różny poziom obowiązków i odpowiedzialności danej strony.
  • Nazwa towaru i ewentualnie skrótowy opis.
  • Wielkość przesyłki / waga brutto, netto, wymiary / dlugosc x szerokosc x wysokosc /, ilości, opis opakowań, towar na paletach czy luzem /
  • W przypadku wysylek kontenerowych / typ i wielkosc kontenera / oraz wymagania dodatkowe / np. wymagana temperatura chlodzenia przy wysylkach kontenerami chlodniami / reeferami /
  • Szczegółowa charakterystyka ładunku pozwala na umiejętne zastosowanie odpowiedniego środka transportu, co wpływa w sposób bezpośredni na poziom kosztów. Jeżeli jest to ładunek o dużych rozmiarach, który przekracza standardowe wymiary ładunków, pomocne jest wysłanie, oprócz jego wymiarów, także rysunku.
  • Termin gotowości towaru do transportu – niezwykle istotne jest również określenie terminu, w którym dany ładunek będzie gotowy do transportu. Brak takiej informacji będzie skutkować pewną dowolnością w kształtowaniu oferty przez spedytora i w konsekwencji może się okazać, że znacznie niedoszacowano / przeszacowano koszty związane z organizacją transportu.
  • W przypadku towarów niebezpiecznych – klasa niebezpieczeństwa IMO Class, grupa pakowania, UN numer.

Aby uniknąć konieczności uzupełniania zapytania, warto od razu podać wszystkie te niezbedne informacje.

W wyniku otrzymania jednoznacznego i pełnego pod względem niezbędnych informacji zapytania, spedytor jest w stanie przekazać klientowi pełną ofertę, która zawierać będzie między innymi takie informacje jak cenę, termin realizacji, proponowane środki transportu, koszty ubezpieczenia itp.

Po otrzymaniu oferty klient może dokonać analizy porównawczej i wyboru najkorzystniejszej oferty.

Potwierdzeniem przyjecia oferty jest przeslanie spedytorowi zlecenia spedycyjnego.

Zlecenie spedycyjne powinno zawierać bardzo szczegółowe informacje na temat zleceniodawcy, nadawcy i odbiorcy ładunku wraz z danymi kontaktowymi, miejsca nadania i przeznaczenia ładunku, dane dotyczące ładunku, wraz z jego wartością, termin gotowości do wysyłki, dane do odprawy celnej, warunki dostawy, umówioną stawkę za usługę spedytora / nr oferty /, oraz ewentualnie zlecenie wykupienia ubezpieczenia lub innych dodatkowych wymagan itd.

Po przyjęciu zlecenia oczywiscie możliwe są również ewentualne dodatkowe ustalenia pomiędzy stronami. Ustalenia te są niezbędne w przypadku gdy klient oczekuje odmiennych od standardowych warunków dostawy czy form płatności. Następnie trwa okres realizowania zlecenia, które w zależności od charakteru, właściwości i specyfiki ładunku, charakteryzuje się różną długością trwania.

Przed przybyciem ładunku do miejsca przeznaczenia, należy zawiadomić odbiorcę o dokonanej wysyłce.

Z reguły należy to do obowiązków sprzedającego. Na podstawie uzgodnienia ze spedytorem, można przekazać obowiązek awizacji (wraz z danymi kontaktowymi odbiorcy) spedytorowi. Warto również wspomnieć, że w trakcie realizacji zlecenia do obowiązków spedytora należy informowanie Zleceniodawcy na bieżąco o stanie realizacji zlecenia.

Przy eksporcie, spedytor przekazuje dokumenty transportowe eksporterowi. Eksporter powinien wysłać dokumenty przewozowe tzn. konosament wraz z innymi dokumentami / specyfikacją / packing list , świadectwo pochodzenia lub EUR1 / do kupującego lub złożyć w banku (przy akredytywie, inkaso). Nalezy także przygotowac i dostarczyć dokumenty wymagane przez kraj dostawy np. Importer Security Filling / ISF/ przy wysylkach do USA. Oczywiscie na zyczenie zleceniodawcy dokumentacje moze takze wyslac do odbiorcy spedytor poczta kurierska.

Przy imporcie, eksporter zagraniczny wysyła komplet dokumentów do kupującego (lub do banku). Importer po otrzymaniu tych dokumentów lub wykupieniu ich z banku, przekazuje je do spedytora. W przpadku transportu morskiego spedytor z otrzymanych dokumentów zatrzymuje jedynie konosament, jeśli jest oryginalny z indosem importera i przekazuje go do armatora. Na jego podstawie armator zwalnia / wydaje ładunek.

Pozostałe dokumenty  / faktura, specyfikacja / packing list, świadectwo pochodzenia, świadectwo fumigacji i inne) służą agencji celnej do odprawy celnej importowej ładunku.

Ostatnim etapem zamykającym prawidłowo przeprowadzony proces spedycyjny jest wystawienie faktury przez spedytora i dostarczenie jej do klienta, który zobowiązany jest do jej uregulowania zgodnie z umowa.